Haben Sie sich auch schon gefragt...?

Wie arbeitet das Programm Quovia - ShipmentControl?

Quovia - ShipmentControl fragt Ihre gesamten Paketdaten automatisch von den Servern der Versanddienstleister ab, verarbeitet sie und stellt sie übersichtlich in Ihrer eigenen Quovia - ShipmentControl-Datenbank dar. Durch den direkten Zugriff auf die Daten sind diese immer aktuell und werden direkt in der Datenbank abgelegt. Durch die Verschlüsselung ist das System sicher, nur Sie haben Zugriff auf Ihre Daten.

 

Was ist das besondere an Quovia - ShipmentControl?

Die Daten umfassen alle Sendungsverläufe und sind dauerhaft gesichert. Alle Belege werden Ihnen in Form einer praktischen PDF zur Verfügung gestellt, verschiedene Exportmöglichkeiten bieten Ihnen eine flexible Handhabung. Der Aufbau von Quovia - ShipmentControl sorgt außerdem dafür, dass die Funktionen zuverlässig und robust arbeiten. Nicht zu vernachlässigen: der Software liegt ein ökonomisches Lizenzkonzept zugrunde; aufgrund der Automatisierung des Systems fallen keine laufenden Kosten an.

 

Für welche Zwecke kann ich die Software verwenden?

Quovia - ShipmentControl bietet Ihnen durch die Unterschrift des Empfängers auf den meisten UPS-Belegen die Möglichkeit diese als sog. Gelangensbestätigung zu verwenden. Gleichzeitig sind Sie mit dem für jede Sendung erstellten Track&Trace-Protokoll, das als Alternativnachweis dient, abgesichert. Durch die unbegrenzte und übersichtliche Datenspeicherung können Sie Ihre gesamten Daten archivieren. Durch diese umfangreichen Dienste profitiert sowohl Ihre Versand- und Supportabteilung von dem Programm als auch Ihre Buchhaltung und Ihr Controlling.

 

Welche Vorteile bringt Quovia - ShipmentControl?

Das Programm bietet Ihnen direkten Zugriff auf all Ihre Daten und eine einfache Handhabung. Die Datenpräsentation ist sehr übersichtlich und die Oberfläche individuell anpassbar. Die Daten sind aktuell und Sie können jederzeit den Sendungsverlauf jeder Lieferung aufrufen. Die generierten Belege stehen Ihnen im PDF-Format zur Verfügung.

 

Sind die Daten, die Quovia – ShipmentControl liefert, fälschungssicher?

Ja, das sind sie. Die Lieferbelege werden als PDF-Datei erzeugt und enthalten alle notwendigen Handshake-Daten. Ein sorgfältiges Rechtemanagement schützt die Datenbank vor unautorisiertem Zugriff.

 

Was brauche ich an Dokumenten, um die Nachweispflichten zu erfüllen?

Um die Umsatzsteuerrückerstattung geltend machen zu können, müssen Sie die Rechnung der Ware und die Bestätigung des Abnehmers vorlegen. Für UPS erstellt Quovia – ShipmentControl Sendungsbelege mit der Unterschrift des Empfängers. Diese dienen in Verbindung mit der Rechnung als sog. native ‚Gelangensbestätigung‘, sofern sie außerdem Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung aufweisen. Mit dem lückenlosen Sendungslebenslauf, also dem Track & Trace-Protokoll, haben Sie einen zusätzlichen alternativen Nachweis, der ebenfalls in Verbindung mit der Rechnung und dem Versandauftrag ausreicht, um die Nachweispflichten zu erfüllen. Diesen Sendungsbeleg erstellt die Software sowohl für die Sendungsdaten von UPS, als auch von DHL.

 

Ab wie vielen Sendungen lohnt sich die Installation von Quovia – ShipmentControl?

Die Frage ist, wie viel Zeit Sie im Moment damit verbringen, alle erforderlichen Dokumente für die Steuerrückerstattung herauszusuchen, Ihre Unterlagen und Daten manuell zu archivieren und die Sendungsverfolgung über unterschiedliche Kanäle zu überwachen. Lohnt sich dieser Zeitaufwand? Erfahrungsgemäß rentiert sich der Einsatz von Quovia – ShipmentControl ab einer Lieferzahl von 20 Paketen pro Woche.

 

Wie zeitnah kann ich auf die Daten meiner Sendungen zugreifen?

Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten in einem von Ihnen bestimmten Zeitintervall automatisch von den UPS-Servern abzufragen. Sie entscheiden also selbst, wie oft am Tag die Daten aktualisiert werden sollen, um die Sendungsverfolgung für Ihr Unternehmen optimal zu nutzen. In der Desktop-Variante haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Daten jederzeit manuell zu aktualisieren. Die Daten von DHL werden über die täglichen Basisreports abgerufen.

 

Muss/Kann ich selbst Daten manuell in die Datenbank einpflegen?

Im regelmäßigen Betrieb ist das manuelle Einpflegen von Daten nicht nötig, da die Software diese selbstständig findet. Sollten Sie jedoch Ihre Sendungsdaten länger als sieben Tage nicht abgerufen haben, kann ein nachträgliches Einpflegen notwendig werden. Es handelt sich dabei jedoch lediglich um das Nachtragen einiger Kerndaten, das schnell erledigt ist und mit denen alle weiteren kommenden Belege generiert werden.

 

Warum sollte ich zu einer automatisierten Lösung wechseln?

Zum einen können Sie durch das automatisch laufende Programm Quovia - ShipmentControl viel Zeit sparen: während Sie Ihrer Arbeit nachgehen, läuft das Programm im Hintergrund. Es sammelt, generiert und speichert alle benötigten Sendungsdatendaten für Ihre vollständige Versanddokumentation. Zum anderen werden Fehlerquellen vermieden. Dadurch, dass die manuelle Eingabe wegfällt, werden auch etwaige Übertragungsfehler vermieden, die zu fehlerhaften Belegen führen. Mit der automatisierten Software Quovia – ShipmentControl für Ihren Paketversand vermeiden Sie unter anderem den Verlust der 19-prozentigen Mehrwertsteuer, die Sie beim Export Ihrer Waren ins EU-Ausland im B2B-Bereich erstattet bekommen, sofern Sie Ihre Nachweispflichten mit gültigen Lieferbelegen erfüllen.

 

Was brauche ich für die Installation?

Für die Installation der Software muss der Zugang zu den Serverdaten des jeweiligen Paketdienstleisters gewährleistet sein. Für die Datennutzung von UPS benötigen Sie ein aktives und freigeschaltetes Kundenkonto bei UPS. Darüber erfolgen die Freischaltung der entsprechenden Datenschnittstellen und die Erstellung des sog. XML-Key. Die Schnittstellen schaltet Ihr UPS-Kundenbetreuer für Sie frei, den Zugriffsschlüssel können Sie selbst auf der UPS-Homepage erstellen.

Für die Datennutzung von DHL benötigen Sie eine Freischaltung Ihres Geschäftskunden-Trackings sowie Ihrer ProAcive-Reports für den täglichen Basireport. Ihr DHL-Betreuer kann die benötigten Datenschnittstellen für Sie freischalten.

Voraussetzung für die Installation von Quovia - ShipmentControl ist die Software Java 7.0 oder eine aktuellere Version und ein Programm, um PDF-Dateien anzeigen zu können. Selbstverständlich unterstützen wir Sie gern bei allen Schritten, um Ihnen die einwandfreie Nutzung der Software zu bieten.

 

Wie aufwändig ist die Installation?

Die Installation von Quovia - ShipmentControl ist einfach und nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Sie dauert nicht länger als 5 Minuten und Sie können sie selbst vornehmen. Bei Bedarf stehen wir Ihnen selbstverständlich unterstützend zur Seite, ob persönlich, telefonisch oder per Fernwartung.

 

Wo wird das Programm installiert?

Das Programm kann für UPS entweder als Dienst auf einem Server oder lokal als Desktop-Variante installiert werden. Über die jeweiligen Vorteile informieren wir Sie gern in einem persönlichen Gespräch. 

 

Mit welchem Einrichtungsaufwand muss ich rechnen?

Mit keinem. Das Programm muss nicht angepasst werden. Es ist lediglich die kurze Freischaltung der benötigten Dienste den den Service-Seiten der jeweiligen Versanddienstleister notwendig notwendig, um die Software nutzen zu können.

 

Fallen von seitens UPS oder DHL weitere Kosten an?

Nein. Die Freischaltung der Schnittstellen, die Ihr UPS-Kundenbetreuer für Sie vornimmt, und die Nutzung der von UPS benötigten Dienste, um die Vorteile von Quovia - ShipmentControl nutzen zu können, sind kostenlos. Auch die von DHL benötigten Dienste sind kostenfrei.